Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen. Sollten wir Ihnen hier Antworten schuldig bleiben, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren.

Frage: Welche Rechte habe ich an einer in meinem Auftrag erstellten Dokumentation?

Mit Begleichen des Rechnungsbetrages erhalten Sie von uns ein uneingeschränktes Nutzungsrecht an der von Ihnen in Auftrag gegebenen Dokumentation. Das bedeutet, Sie können diese beliebig verändern, weiterverarbeiten, verbreiten oder als Grundlage für weitere Dokumentationen nutzen.

Frage: Wie sicher sind meine firmeninternen Informationen und Daten bei bfj document services gmbh?

Alle Informationen und Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden bei uns absolut vertraulich behandelt. Dies gilt natürlich auch für Firmeninterna, die wir im Rahmen unserer Arbeit aus Ihrem Unternehmen erfahren. Ebenso vertraulich behandeln wir auch die in Ihrem Auftrag erstellten Unterlagen und Daten.
Auf Wunsch unterzeichnen wir gerne eine entsprechende Geheimhaltungserklärung.

Frage: Bekomme ich die Daten meiner fertigen Dokumentation ausgehändigt?

Ja! Die Projektdaten (Sourcen) sind Ihr Eigentum.

Nach Abschluss des Projekts erhalten Sie den kompletten Datensatz mit allen notwendigen Projektdaten zu Ihrer Dokumentation. Im Gegensatz zur Praxis bei vielen Mitbewerbern ist dieser Service bei uns selbstverständlich und kostenlos.

Die in Ihrem Auftrag erstellte Dokumentation wird bei uns auch archiviert, so dass die Projektsourcen jederzeit für eine Aktualisierung verfügbar sind.

Frage: Was beinhaltet ein Angebot von bfj document services gmbh?

Wenn die Projektsituation es zulässt, erhalten Sie von uns üblicherweise ein Festpreisangebot, in dem unsere Leistungen und Aufwände detailliert aufgeführt und beschrieben sind. Sollte auf Grund einer unklaren Ausgangssituation kein Festpreis kalkuliert werden können, stecken wir in einem Kostenvoranschlag den zu erwartenden Kostenrahmen ab.

Im Fall von längerfristigen Projekten (z.B. regelmäßige Aktualisierungen im Rahmen zyklischer Software-Releases), schließen wir auch gerne einen Rahmenvertrag, in dem die Abrechnung nach Aufwand oder die Verwaltung eines definierten Dokumentationsbudgets vereinbart ist.

Bei Übersetzungen analysieren wir die Dokumente mit Hilfe unseres Translation Memory-Systems und ermitteln so den exakten Aufwand. Bei Bedarf können hier auch bereits vorhandene Übersetzungen (z.B. vorhergehende Versionen) berücksichtigt werden, sofern diese in entsprechender Form vorliegen.

Frage: Welche Rolle spielt die räumliche Distanz zu bfj document services gmbh bei der Projektabwicklung?

Der entscheidene Faktor, um eine optimale Dokumentation effizient zu erstellen, ist die richtige Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und uns. Wenn der Informationsfluss stimmt, bringt nach unseren Erfahrungen auch eine räumliche Distanz zu unseren Kunden in aller Regel keine Nachteile mit sich.

Unsere Kunden sind vom Bodensee bis Hamburg, im benachbarten Österreich und in der Schweiz angesiedelt. Wenn die Kommunikation zwischen uns stimmt, spielt die Entfernung keine Rolle!

Frage: Wie läuft unsere Zusammenarbeit ab? Vom ersten Kontakt bis zur fertigen Dokumentation.

1. Nach unserem ersten Kontakt erhalten Sie auf Wunsch zunächst einige Arbeitsproben, damit Sie sich ein besseres Bild von uns machen können.
2. Wenn Sie dies wünschen, vereinbaren wir einen Besuchstermin in Ihrem Hause, bei dem wir Ihnen bfj document services gmbh vorstellen und Sie uns Ihre Situation schildern. Vielleicht besteht hier schon die Gelegenheit, über das anstehende Projekt zu reden und die Rahmenbedingungen und konkreten Anforderungen zu definieren.
3. Auf Basis der Informationen, die wir von Ihnen bekommen, erstellen wir ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag. Beispielsweise könnten Sie uns dazu eine lauffähige Version Ihrer Software zur Verfügung stellen. Außerdem können für die Kalkulation des Aufwands Spezifikationen, Entwicklungsunterlagen oder bereits vorhandene Dokumentationen ähnlicher Projekte hilfreich sein.
4. Nach Auftragserteilung lässt sich unser verantwortlicher Technischer Redakteur von Ihnen in das Gerät oder die Software einweisen. Je nach Situation kann dies bei einem Besuch oder telefonisch geschehen. Falls erforderlich auch mehrfach.
5. Anhand dieser Informationen analysieren wir die Anforderungen und erarbeiten ein Konzept.
6. Daraus entwickeln wir Ihre Dokumentation. Je nach Situation und Ihren Wünschen erhalten Sie ggf. mehrere Zwischenstände, zu denen Sie uns Ihre Korrekturen, Anmerkungen und Wünsche mitteilen.
7. Selbstverständlich wird Ihre Dokumentation mehrfach einer internen Qualitätskontrolle unterzogen. So entsteht schließlich die Endfassung Ihrer Dokumentation, die Sie zur Abnahme und Freigabe erhalten.
8. Bei Bedarf übernehmen wir für Sie nun auch die Produktion und Übersetzung Ihrer Dokumentation. Wenn es sich z.B. um eine Online-Hilfe handelt, übernehmen wir auch gerne die Anbindung des Hilfesystems an die Software.

Frage: "CE-konforme" Dokumentation: Arbeitet bfj document services gmbh überhaupt richtlinienkonform?

Ja.

Es liegt in der Natur von Normen und Richtlinien, dass sie nicht immer umfassende Informationen liefern können, die jeden in der Praxis vorkommenden Fall abdecken. Oft enthalten diese lediglich allgemeine Anforderungen, ohne dass jedoch konkrete Hinweise für deren Umsetzung gegeben werden. Daher ist bei der Dokumentationserstellung nicht nur die Beachtung von Normen und Richtlinien wichtig, sondern sie müssen auch interpretiert und für jeden speziellen Fall im Sinne einer benutzergerechten Dokumentation umgesetzt werden.